什麼是『電子發票』?
電子發票指的是三聯式、二聯式、收銀機、特種和電子計算機等五種類型的統一發票,經「向主管稽徵機關申請核准」,「以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之」。
換句話說,所謂電子發票,就是將我們原本使用的這些五種紙本的統一發票,改以電子化的型態開立。
定義延伸,電子發票以網際網路方式開立的發票,目前最廣為應用的莫過於發票透過店面的POS系統開立列印紙本電子發票作為交易憑證,並在至遲48小時內傳送至財政部的電子發票資料庫儲存,若消費者持有對應的「載具」如:手機條碼/自然人憑證,便不需列印紙本發票。
開立電子發票是政府既定政策,也是必然趨勢,除了少數每月開立發票張數為個位數的營業人,對大多數公司行號來說,轉開電子發票都比傳統發票更為經濟、便利、省時、省力的聰明選擇。
傳統發票V.S.電子發票
不需要兩個月買一次發票
傳統發票兩個月一期需到政府單位購買發票,電子發票只需購買電子發票專用紙捲即可,增加了便利性。
存根聯保存年限
傳統發票存根聯必須至少保存五年還得找地方放,電子發票資訊完全儲存於雲端無存放困擾。
電子發票載具
電子發票可用載具存放發票資訊,節省發票紙張環保愛地球。
有關電子發票加值中心(平台商)
公司行號開立電子發票最重要的就是將發票資料上傳。上傳的資料範圍包含各種狀態的發票(開立、作廢或注銷等)、折讓單的資料(也有開立與作廢的情形)以及空白未使用發票號碼的上傳。資料上傳財政部時,需要以財政部規定的資料交換格式去整理以及表達資料內容,而這個資料交換格式 (XML) 是一般人無法理解或處理的,必須借助 IT 專業人員的幫忙。這是一般開立電子發票時,會選擇加值中心的第一個原因。
為避免稅務處理的延誤,電子發票相關資料的上傳是有時間規定的。然而每張發票的開立、或作廢的時間不一,再加上折讓單的情形。如果不是以資訊系統做有序的處理,很可能就會錯失正確上傳的時機。甚至同一張發票若注銷再重開,上傳的步驟如果沒有按照一定的順序執行的,即使資料正確也會被打回票。這種種的狀況如果沒有一套完整、穩定的資訊系統,就會很容易出錯。所以一般公司行號如果沒有強大的 IT 部門以及足夠的 IT 資源,就會委外尋找可信賴的加值中心來處理電子發票。
除了解決資料上傳的技術問題外,選擇加值中心也可以讓發票的開立變得十分簡單。因為電子化了,你可以將訂單的資訊從其他的地方(例如 PCHome、蝦皮等電商平台、公司自家的 ERP 或進銷存系統、甚至自己手打的 Excel 表單)匯到加值中心平台中,並直接轉成發票。有些加值中心甚至會提供雲端式的店家後台,讓你可以用網路瀏覽器就可以開發票,不需要加裝軟體。因為各加值中心提供的服務內容都不盡相同,所提供的程式功能也有很大的差異。
最後,想成為電子發票加值中心的公司,都須經過政府嚴格審核,通過之後才能成為電子發票加值中心。這裡有財政部電子發票整合服務平台所公開的名單,在名單內的才是真正合法的電子發票加值中心的業者,請善加利用:
https://www.einvoice.nat.gov.tw/index!showAddCenter
本篇引用之資料:
百楊資訊、
易發票